Pengertian Arsip

A.    Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Secara etimologi istilah arsip berasal dari Yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan dan dalam bahasa latin berbunyi “Archivium”. Pengertian umum Arsip yaitu dokumen atau catatan tertulis tentang hal ikhwal beik berupa sejarah kepemilikan, peralihan kepemilikan, dokumen-dokumen yang mencakup berbagai bentuk, baik tertulis, rekaman suara maupun tidak tertulis.

Kearsipan adalah suatu  proses dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan menurut sistem tertentu. Kearsipan dapat juga disebut filing, yaitu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.  Di indonesia ada tiga istilah dalam kearsipan, yaitu arsip, File untuk janis arsip aktif, record untuk jenis arsip inaktif, dan archive untuk jenis arsip statis. Di Indonesia istilah  file, record, dan archive dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.       File merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masihdipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja.

b.      Record  merupakan jenis arsip inaktif yang sudah menurun nilai kegunaanya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah ada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.

c.       Archive  merupakan arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam proses penyelenggraan administrasi Negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional R.I. Pusat atau Arsip Nasional R.I Daerah. Arsip statis merupakan bahan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang akan datang.

Di Indonesia pada tahun 1892 didirikan pusat arsip yang disebut ‘sLandsarchiev yang pertama diangkat seorang ahli hukum yang bernama Mr. Van der Chijs, sekarang disebut Arsip Nasional Republik Indonesia.

B.     Jenis-jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang No 7 Tahun 1971, yang dimaksud arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:

a.      Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif atau arsip semi statis.

Arsip aktif  ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada di tempat-tempat/unit pengolahan dalam suatu kantor/organisasi.

Arsip semi aktif  ialah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif.

Arsip inaktif  atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b.      Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.

C.     Cara Penelusuran Badan Arsip

Untuk dapat menelusuri arsip dan mendapatkannya sebagai sumber penelitian ataupun untuk refrensi, penulis haruslah terlebih dulu menentukan topik yang akan dibahas sehingga setelah ketempat badan arsip penulis dapat menentukan arsip mana yang akan digunakan untuk sumber penelitiannya ataupun refrensinya.

Seteleh itu penulis pergi ke badan arsip untuk menelusuri arsip-arsip yang akan dicari dan digunakan sebagai bahan rujukan ataupun sebagai sumber penelitiannya. Penulis juga harus mengetahui dan paham tentang arsip-arsip yang akan digunakan  dan juga mencari kaitan tentang arsip tersebut denagan fungsi organisasi ataupun hal lain.

Peneliti/penulis harus mengunjungi badan arsip nasional dan perpustakaan, dengan demikian peneliti haruslah mengetahui terlebih dahulu apa tugas dan fungsi lembaga yang menympan arsip-arsip yang akan ditelitinya.

Di badan arsip nasional peneliti akan diberi bimbingan oleh para petugas tentang macam-macam arsip, bagaimana cara perawatan dan penyimpanannya, dan pemusnahan terhadap arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi.

Semua arsip-arsip yang disimpan di badan arsip nasional telah diberi nomor dan dikatalokkan, sehingga dapat mempermudah dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Untuk dapat meminjam arsip-arsip tersebut peneliti haruslah membawa surat rekomendasi dari institusi yang bersangkutan sehingga tidak mudah untuk mendapatkannya.

Setelah peneliti ke badan arsip nasional dengan membawa surat rekomendasi dari Institusi yang bersangkutan, peneliti dapat malihat-lihat katalog dan memilih-milih arsip mana yang akan dipinjamnya,setelah mengetahiu/mendapatkan katalognya peneliti haruslah mengisi formulir peminjaman arsip.

Setelah mengisi formulir peminjaman arsip-arsip yang akan dipinjam formulir tersebut diserahkan kepada patugas dan petugas akan mencarikan arsip-arsip yang telah ditulis dalam formulir tersebut, dan peneliti harus menunggu diruang baca.

Setelah menunggu petugas akan membawakan arsip-arsip tersebut, dan peneliti dapat melihat arsip yang telah dipilihnya, disini peneliti dapat melakukan penggandaan terhadap arsip-arsip yang dipilihnya tersebut, apabila peneliti ingin melakukan penggandaan terhadap arsip yang telah dipilihnya penaliti harus mengisi formulir lagi yaitu formulir penggandaan arsip.

 Karena peneliti tidak dapat membawa pulag arsip-arsip yang asli sehingga peneliti haruslah melakukan penggandaan terhadap arsip tersbut, dan peneliti juga tidak dapat menggandakan/mengopi arsip tersebut sendiri, sehingga peneliti harus mengisi formulir penggandaan. Peneliti dapat menggandakan/mengopi arsip sesuai dengan yang diinginkan.

Setelah mengisi formulir penggandaan arsip peneliti menyerahkan formulir dan arsip aslinya kepada petugas untuk digandakan/dikopi, dan peneliti harus menunggu untuk mendapat kopian arsip tersebut.

Setelah menunggu beberapa menit petugas kembali dengan membawa kopian arsip tersebut, dan peneliti dapat membawa pulang kopian tersebut dengan membayar kontibusi penggandaan arsip tersebut, perlembar arsip tersebut seharga 500 rupiah.