A. Pengertian
Arsip Dan Kearsipan
Secara etimologi istilah arsip berasal dari Yunani
“Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi
“Archeon” yang berarti gedung pemerintahan dan dalam bahasa latin berbunyi
“Archivium”. Pengertian umum Arsip yaitu dokumen atau catatan tertulis tentang
hal ikhwal beik berupa sejarah kepemilikan, peralihan kepemilikan,
dokumen-dokumen yang mencakup berbagai bentuk, baik tertulis, rekaman suara
maupun tidak tertulis.
Kearsipan adalah suatu proses dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan,pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan menurut sistem tertentu. Kearsipan dapat juga disebut filing, yaitu proses kegiatan pengurusan
atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan. Di indonesia
ada tiga istilah dalam kearsipan, yaitu arsip,
File untuk janis arsip aktif, record
untuk jenis arsip inaktif, dan archive
untuk jenis arsip statis. Di Indonesia istilah
file, record, dan archive dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. File
merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masihdipergunakan secara langsung
dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja.
b. Record merupakan jenis arsip inaktif yang sudah
menurun nilai kegunaanya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak
terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah ada di unit kearsipan organisasi yang
bersangkutan.
c. Archive merupakan arsip statis, yaitu arsip yang tidak
secara langsung digunakan dalam proses penyelenggraan administrasi Negara.
Arsip ini berada di Arsip Nasional R.I. Pusat atau Arsip Nasional R.I Daerah.
Arsip statis merupakan bahan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan
pemerintah untuk generasi yang akan datang.
Di Indonesia pada tahun 1892 didirikan pusat arsip
yang disebut ‘sLandsarchiev yang pertama diangkat seorang ahli hukum yang
bernama Mr. Van der Chijs, sekarang disebut Arsip Nasional Republik Indonesia.
B. Jenis-jenis
Arsip
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip
dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang
No 7 Tahun 1971, yang dimaksud arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai
berikut:
a.
Arsip
dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi
negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat
dibedakan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif atau arsip
semi statis.
Arsip
aktif ialah
arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip
aktif masih ada di tempat-tempat/unit pengolahan dalam suatu kantor/organisasi.
Arsip
semi aktif ialah arsip
yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif adalah
arsip-arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif.
Arsip
inaktif atau
arsip semi statis adalah arsip-arsip
yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
C. Cara
Penelusuran Badan Arsip
Untuk dapat menelusuri arsip dan mendapatkannya
sebagai sumber penelitian ataupun untuk refrensi, penulis haruslah terlebih
dulu menentukan topik yang akan dibahas sehingga setelah ketempat badan arsip
penulis dapat menentukan arsip mana yang akan digunakan untuk sumber
penelitiannya ataupun refrensinya.
Seteleh itu penulis pergi ke badan arsip untuk menelusuri
arsip-arsip yang akan dicari dan digunakan sebagai bahan rujukan ataupun
sebagai sumber penelitiannya. Penulis juga harus mengetahui dan paham tentang arsip-arsip
yang akan digunakan dan juga mencari
kaitan tentang arsip tersebut denagan fungsi organisasi ataupun hal lain.
Peneliti/penulis harus mengunjungi badan arsip
nasional dan perpustakaan, dengan demikian peneliti haruslah mengetahui
terlebih dahulu apa tugas dan fungsi lembaga yang menympan arsip-arsip yang
akan ditelitinya.
Di badan arsip nasional peneliti akan diberi
bimbingan oleh para petugas tentang macam-macam arsip, bagaimana cara perawatan
dan penyimpanannya, dan pemusnahan terhadap arsip-arsip yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
Semua arsip-arsip yang disimpan di badan arsip
nasional telah diberi nomor dan dikatalokkan, sehingga dapat mempermudah dalam
pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Untuk dapat meminjam arsip-arsip
tersebut peneliti haruslah membawa surat rekomendasi dari institusi yang
bersangkutan sehingga tidak mudah untuk mendapatkannya.
Setelah peneliti ke badan arsip nasional dengan
membawa surat rekomendasi dari Institusi yang bersangkutan, peneliti dapat
malihat-lihat katalog dan memilih-milih arsip mana yang akan
dipinjamnya,setelah mengetahiu/mendapatkan katalognya peneliti haruslah mengisi
formulir peminjaman arsip.
Setelah mengisi formulir peminjaman arsip-arsip yang
akan dipinjam formulir tersebut diserahkan kepada patugas dan petugas akan
mencarikan arsip-arsip yang telah ditulis dalam formulir tersebut, dan peneliti
harus menunggu diruang baca.
Setelah menunggu petugas akan membawakan arsip-arsip
tersebut, dan peneliti dapat melihat arsip yang telah dipilihnya, disini
peneliti dapat melakukan penggandaan terhadap arsip-arsip yang dipilihnya
tersebut, apabila peneliti ingin melakukan penggandaan terhadap arsip yang
telah dipilihnya penaliti harus mengisi formulir lagi yaitu formulir penggandaan
arsip.
Karena
peneliti tidak dapat membawa pulag arsip-arsip yang asli sehingga peneliti
haruslah melakukan penggandaan terhadap arsip tersbut, dan peneliti juga tidak
dapat menggandakan/mengopi arsip tersebut sendiri, sehingga peneliti harus mengisi
formulir penggandaan. Peneliti dapat menggandakan/mengopi arsip sesuai dengan
yang diinginkan.
Setelah mengisi formulir penggandaan arsip peneliti
menyerahkan formulir dan arsip aslinya kepada petugas untuk digandakan/dikopi,
dan peneliti harus menunggu untuk mendapat kopian arsip tersebut.
Setelah menunggu beberapa menit petugas kembali
dengan membawa kopian arsip tersebut, dan peneliti dapat membawa pulang kopian
tersebut dengan membayar kontibusi penggandaan arsip tersebut, perlembar arsip
tersebut seharga 500 rupiah.
